Kuidas korrastada arhiive?

Arhivaalide korrastamisel on esmatähtis otsustada, millisel eesmärgil arhiiv korrastatakse – kus kavatsetakse arhiivi edaspidi säilitada, kas sellest otsusest tuleneb lisatingimusi korrastatusele või kui suureks võib kujuneda dokumentide kasutajaskond.

Olenevalt arhiivi moodustajast (asutuse, organisatsiooni või isiku arhiiv) on võimalik kasutada erinevaid juhiseid. Lisaks juhiste elektroonilistele publikatsioonidele on paberalusel juhiseid võimalik osta Rahvusarhiivi veebipoest.

Järgnevalt valik Rahvusarhiivi poolt koostatud juhiseid:

Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine (2010)
Teemad:
– arhiivipüsivad materjalid (näiteid erinevatest teabekandjatest, s.h dokumendipaberi ja arhiivipaberi selgitused);
– arhiiviväärtusega arhivaalide füüsiline korrastamine – puhastamine, parandamine, kahjustuste töötlemine, ümbristamine ja tähistamine;
– lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide füüsiline korrastamine;
– arhivaalide säilitamine asutuse hoidlas – ruumi sistamine, arhivaalide paigutamine, keskkonnatingimused ja arhivaalide kaitse.
NB! Sisaldab rohkesti õpetlikke jooniseid, skeeme ja fotosid.

Arhivaalide üleandmine (2009)
Teemad:
– arhiivi korrastamine (arhiiviskeem, korrastusüksused, säiliku moodustamine)
– arhiivi kirjeldamine (kirjeldustasandid ja -üksused; arhiivi, sarja, säiliku ja arhivaali kirjeldamine, nimistu näidised)
– paberalusel arhivaalide füüsiline korrastamine (mõisted, nõuded, korrastamine (joonised))
– arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi (nõuded, selgitused, taotluse näidis)

Dokumendi- ja arhiivihaldus (2009)
– soovitused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks;
– soovitused asjaajamiskorra, dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu koostamiseks.
– dokumendi elukäigu kontseptsioon, dokumendisüsteemi koostisosad ja normatiivne keskkond.

Isikuarhiivide korrastamine (2007)
Teemad:
– isikuarhiivi korrastamine sarjadena (näited peamistest dokumentide rühmadest)
– dokumentide füüsiline korrastamine (põhimõtted ja soovitused näidistega, vastavad fotod)
– fotode ja digitaalsete andmekandjate esmased hoiustamisvõtted
– arhiivi hoiutingimused (kontaktandmed nõu või abi saamiseks)
– arhiivi üleandmine Rahvusarhiivile, juurdepääsutingimuste seadmine, Rahvusarhiivi toetuse saamise kord
– lisana nimistu näide (Aleksander Warma isikuarhiivi põhjal)

Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine (2007)
Teemad:
– dokumentide loetelu (moodustamine, tähistamine, säilitustähtajad)
– dokumentide registreerimine (s.h soovitused digidokumentide (nt e-kirjad) kohta)
– toimikud ja arhivaalide loetelu (mida sisaldavad ja kuidas teha, näited)
– nimistu ja arhiivi pidamine (vajalik alatise säilitustähtaja saanud dokumentide puhul, nimistu näidis)
– toimikute hävitamine (hävitamisakt)
– dokumentide füüsiline korrastamine (põhimõtted ja soovitused näidistega, vastavad fotod)
– fotode ja digitaalsete andmekandjate esmased hoiustamisvõtted
– arhiivi hoiutingimused (kontaktandmed nõu või abi saamiseks)
– arhiivi üleandmine Rahvusarhiivile, juurdepääsutingimuste seadmine, Rahvusarhiivi toetuse saamise kord
– lisadena dokumentide loetelu, protokollide registri, kirjavahetuse registri ja nimistu näited

Fotode, filmide, heli- ning videosalvestiste säilitamine
Teemad:
– fotode korrastamise ja säilitamise põhimõtted (terminid, näited ajaloost, näidispildid erinevate hoiustamise ja ümbristamise vahenditega)
– filmimaterjali korrastamise ja hoiustamise võtted (eri laiusega filmide näidised, nõuanded)
– heli ja videosalvestiste korrastamise, puhastamise ja hoiustamise võtted (s.h terminid, näited)

Digitaalse info hoidmine CD-Ril
Teemad:
– terminid, digitaalse info kandjate skemaatiline lühiajalugu
– CD-Ri käsitsemine digitaalse info säilitamiseks ja kasutamiseks (hõlmab hulgaliselt soovitusi kuidas arhiveeritavat infot korrastada, kirjeldada ja andmekandjale salvestada)
– optiliste andmekandjate säilitus- ja kasutusnõuded (hoiuruumid, keskkonnatingimused, hoiustamise ja kasutamise korraldamine, andmekandjate käsitsemine)
– lisadena vastavate ISO-standardite lühikirjeldused ning soovitatavate seadmete ja toorikute kaubamärgid

Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel soovitame kasutada rahvusvahelisi arhiivi kirjeldamise standardeid ISAD(G) ja ISAAR(CPF). Vastav kirjelduselementide soovitusloetelu aitab ühtlustada arhiivikirjeldusi arhiivides loodavate kirjeldustega ja teeb kirjeldused paremini mõistetavaks ja ühilduvaks.

Pikaajaliselt või alatiselt säilitatavte dokumentide puhul on oluline jälgida, et dokumentide loomisel või arhiivi korrastamisel kasutatav materjal ja vahendid oleksid oma koostiselt ja kvaliteedilt selleks sobivad. Näitena võib kasutada Rahvusarhiivi poolt koostatud Arhiivipüsivate materjalide soovituslikku loetelu.